Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO

System zarządzania ma dwa zadania: przejść audit certyfikujący i być używanym przez pracowników na co dzień. Drugie jest trudniejsze i to ono decyduje, czy certyfikat utrzyma się przez kolejne lata. Dokumentacja powstaje na podstawie procesów, które w firmie faktycznie zachodzą.

Zakres certyfikacji ustalany jest na początku i wpływa zarówno na czas prac, jak i na koszt auditu w jednostce certyfikującej. Rozszerzanie go później bywa droższe niż objęcie od razu całej działalności.

Firma bez systemu

Najczęściej wymóg odbiorcy, warunek udziału w przetargu albo oczekiwanie kontrahenta zagranicznego. Wdrożenie prowadzone jest od podstaw.

System istniejący tylko na papierze

Dokumentacja została kiedyś opracowana, lecz nie odpowiada rzeczywistości. Zakres prac obejmuje przebudowę i dostosowanie do faktycznych procesów.

Firma przed recertyfikacją

Certyfikat wygasa, a system nie był aktualizowany. Prace koncentrują się na uzupełnieniu zapisów i przygotowaniu do auditu.

Analiza kontekstu i ryzyk

Określenie stron zainteresowanych, czynników zewnętrznych i wewnętrznych oraz rejestr ryzyk i szans wraz z przypisanymi działaniami.

Procedury i instrukcje

Dokumenty opisujące rzeczywisty przebieg procesów: produkcję, zakupy, nadzór nad wyposażeniem, reklamacje, kompetencje personelu.

Rejestry i formularze

Komplet zapisów wymaganych normą, przygotowanych w formie możliwej do prowadzenia przez pracowników bez dodatkowych szkoleń.

Cele i mierniki

Cele jakościowe, środowiskowe lub dotyczące bezpieczeństwa pracy wraz z miernikami, wartościami docelowymi i osobami odpowiedzialnymi.

Audit wewnętrzny

Harmonogram auditów na cały rok oraz przeprowadzenie pierwszego auditu wraz z raportem i działaniami korygującymi.

Przegląd zarządzania

Materiały wejściowe, protokół przeglądu oraz decyzje kierownictwa w formie wymaganej przez normę.

Analiza stanu obecnego

Wizyta w zakładzie, rozmowy z kierownictwem i pracownikami, ustalenie zakresu certyfikacji.

Rezultat

Opracowanie dokumentacji

Powstają procedury, instrukcje, rejestry i formularze dopasowane do procesów firmy.

Rezultat

Szkolenie i audit wewnętrzny

Przeszkolenie pracowników oraz pełny audit wewnętrzny obejmujący wszystkie obszary.

Rezultat

Audit certyfikujący

Udział w audycie jednostki certyfikującej i wsparcie przy odpowiedziach na pytania auditora.

Rezultat

Pytanie: Ile trwa wdrożenie?

Dla jednej normy w firmie zatrudniającej do pięćdziesięciu osób — zwykle od sześciu do dziesięciu tygodni. System zintegrowany, obejmujący dwie lub trzy normy, wymaga czasu dłuższego o około jedną trzecią, a nie dwukrotnie dłuższego.

Pytanie: Czy firma musi wyznaczyć pełnomocnika?

Norma ISO 9001 w wydaniu z 2015 roku nie wymaga formalnego powołania pełnomocnika, jednak odpowiedzialności muszą zostać przypisane. W praktyce wskazanie jednej osoby ułatwia prowadzenie systemu. Funkcję tę mogę pełnić na podstawie odrębnej umowy.

Pytanie: Czy pomagam wybrać jednostkę certyfikującą?

Tak. Przedstawiam porównanie ofert kilku jednostek wraz z kosztami auditu certyfikującego oraz auditów nadzoru w trzyletnim cyklu. Wybór należy do firmy — nie jestem powiązana z żadną jednostką.

Pytanie: Co, jeżeli firma ma już dokumentację?

Dokumentacja podlega przeglądowi. Część zapisów zwykle pozostaje bez zmian, część wymaga przebudowy. Zakres prac i cena ustalane są po przeglądzie, nie przed nim.