Utrzymanie systemu i funkcja pełnomocnika

Najczęstsza przyczyna niezgodności podczas auditu nadzoru nie jest merytoryczna, lecz organizacyjna: w firmie nie ma osoby, która zajmuje się systemem między auditami. Dokumentacja przestaje odpowiadać rzeczywistości, a przygotowania rozpoczynają się na miesiąc przed terminem.

Firma bez wyznaczonej osoby

Certyfikat istnieje, lecz nikt nie odpowiada za system, a obowiązki spadają na przypadkową osobę przed auditem.

Firma po odejściu pełnomocnika

Osoba prowadząca system odeszła i nie ma kto przejąć dokumentacji.

Firma przed auditem nadzoru

Termin auditu zbliża się, a zapisy z ostatniego roku nie zostały uzupełnione.

Harmonogram auditów

Roczny plan auditów wewnętrznych obejmujący wszystkie procesy i wymagania normy.

Audity wewnętrzne

Przeprowadzenie auditów wraz z raportami, wykazem niezgodności i nadzorem nad działaniami korygującymi.

Przegląd zarządzania

Przygotowanie materiałów wejściowych, przeprowadzenie przeglądu oraz sporządzenie protokołu z decyzjami.

Nadzór nad dokumentacją

Aktualizacja procedur po zmianach organizacyjnych, nadzór nad wydaniami i wycofywanie dokumentów nieaktualnych.

Aktualizacje po zmianach norm

Dostosowanie systemu po nowelizacji normy wraz ze wskazaniem, co wymaga zmiany, a co pozostaje bez zmian.

Przygotowanie do auditu nadzoru

Sprawdzenie kompletności zapisów, przygotowanie zespołu oraz obecność w dniu auditu.

Przejęcie systemu

Przegląd dokumentacji i zapisów, ustalenie stanu faktycznego oraz zaległości.

Rezultat

Uzupełnienie zaległości

Uzupełnienie zapisów, aktualizacja dokumentów, przeprowadzenie zaległych auditów.

Rezultat

Nadzór ciągły

Realizacja rocznego harmonogramu, przeglądy zarządzania, bieżące konsultacje.

Rezultat

Pytanie: Na czym polega funkcja pełnomocnika z zewnątrz?

Odpowiadam za planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych, przegląd zarządzania, nadzór nad dokumentacją oraz przygotowanie do auditów jednostki certyfikującej. Decyzje pozostają po stronie kierownictwa firmy.

Pytanie: Jak wygląda rozliczenie?

Ryczałt miesięczny obejmujący ustalony zakres czynności. Możliwe jest również rozliczenie roczne, obejmujące audit wewnętrzny, przegląd zarządzania i przygotowanie do auditu nadzoru.

Pytanie: Czy przejmuję system wdrożony przez kogoś innego?

Tak. Prace rozpoczynają się od przeglądu istniejącej dokumentacji. Nie wymieniam jej w całości, jeżeli spełnia wymagania — uzupełniam braki i doprowadzam zapisy do stanu bieżącego.